Geplant ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer, unterstützt von der ViDA-Initiative (VAT in digital Age) der europäischen Kommission, in das die Daten der e-Rechnung eingespielt werden sollen. Zeitlich soll die Umsetzung des Meldesystems bis 2028 erfolgen.
Eine e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Ab 1.1.2025 wird die neue e-Rechnung gemäß den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) verpflichtend eingeführt. Im Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 sind entsprechende umsatzsteuerliche Regelungen enthalten. Das sollte aber keinesfalls als Nachteil, sondern eher als Chance gesehen werden. Denn durch automatisierte Prozesse und medienbruchfreie Datenübermittlung kann man in der Buchhaltung wertvolle Zeit sparen und Fehler reduzieren. Elektronische Rechnungen sorgen außerdem für mehr Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG bleiben auch bei der e-Rechnung bestehen.
Wer ist betroffen? Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung betrifft zunächst nur Unternehmen im B2B-Bereich, die im Inland ansässig sind, d.h. der Sitz, der Ort der Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte müssen im Inland sein. Ausreichend ist auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.
Zukünftig sind auch Vermieter, die nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert haben und steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten, von dieser Regelung betroffen.
Unterschieden wird zukünftig zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten wie PDF per E-Mail. Die PDF-Rechnung ist eine nur bildlich dargestellte Rechnung, die nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Ausnahme: Eine e-Rechnungspflicht besteht nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro incl. USt, Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher (B2C).
Übergangsregelungen: Achtung! Unabhängig von den Übergangsfristen gilt für Rechnungsempfänger bereits ab 1.1.2025 die Verpflichtung e-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, da der Rechnungsaussteller ab 1.1.2025 eine e-Rechnung ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers versenden darf. Dies ist bis 31.12.2024 nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt.
01.01.2025 bis 31.12.2026: B2B-Umsätze dürfen weiterhin als Papierrechnung übermittelt werden, allerdings nicht ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers.
01.01.2027 bis 31.12.2027: Wenn der Umsatz des Rechnungsausstellers für das vorangegangene Jahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschreitet, ist weiterhin die Übermittlung als Papierrechnung möglich, vorausgesetzt der Rechnungsempfänger stimmt zu. Liegt der Umsatz für das vorangegangene Jahr über 800.000 Euro dürfen keine Papierrechnungen mehr ausgestellt werden. Es besteht dann die Möglichkeit Rechnungen nach dem EDI-Verfahren zu erstellen, selbst wenn keine Extraktion der erforderlichen Daten in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht.
Ab 01.01.2028: Die neuen Bestimmungen zur elektronischen Rechnung und ihre Übermittlung sind im B2B-Bereich verpflichtend einzuhalten.
Zulässige Formate: Die vorwiegend in Deutschland genutzten Formate heißen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Rechnungsausstellern ist es grundsätzlich freigestellt andere XML-Formate zu nutzen, vorausgesetzt diese Formate entsprechen der europäischen Norm.
ZUGFeRD-Format: Dieses Format besteht aus einem PDF-Dokument (Bildteil) und einer XML-Datei (strukturierter Teil). Bei Abweichungen wird immer der strukturierte Teil als der führende Teil betrachtet.
XRechnung: Sie ist ein reines XML-Datenformat.
Archivierung: Für e-Rechnungen gelten ebenfalls Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren in Deutschland.
Wichtig ist es jetzt die digitalen Prozesse dahingehend voranzutreiben und rechtzeitig startklar zu sein für die e-Rechnung ab Januar 2025. Wir als Steuerberater in Berlin unterstützen Sie gerne bei ihren Fragen.
Bei Fragen können Sie uns gern anrufen (030-8620331-0) oder mailen an info@steuerberater-berlin.de.
Dr. Alexander Georgi, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berlin
Christiane Georgi, Steuerberaterin, Berlin
Dr. Georgi Steuerberatungsgesellschaft mbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
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Berlin, 27. Juni 2024
